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民生無小事 檔案暖民心

——“全國檔案系統先進集體”遼寧省沈陽市蘇家屯區檔案館民生工作紀實

作者:侯俊閣

來源:中國檔案報

2020-12-03 星期四

???“現在群眾辦事真是太方便了!”去年3月,在廣西梧州市工作的遼寧省沈陽市蘇家屯區居民張先生通過蘇家屯區民生檔案跨館查證流程,在梧州市公證處拿到了自己的結婚登記證明后感慨地說。

????近年來,蘇家屯區檔案館積極推進數字檔案館建設,先后投入150余萬元用于數字檔案館建設。2018年,區檔案館晉升為遼寧省3A級數字檔案館,成為沈陽市首家省級數字檔案館。

創建數字檔案館 實現跨館出證

????數字檔案館建成后,區檔案館在機構改革后人員減少的情況下,保質保量地完成了館藏檔案資料錄入工作,共計錄入115萬條。建立照片、婚姻、招工等檔案全文級數據庫,掃描檔案27萬頁,校對文書檔案數據75萬條。區檔案館的20余萬條婚姻、招工等民生檔案數據與沈陽市檔案館實現共享,全市14個區(縣)館際間檔案信息實現互聯互通。

????民生檔案是檔案利用的“重頭戲”,區檔案館民生檔案利用率占全部檔案利用的85%?!叭罕娎鏌o小事”,區檔案館始終將民生檔案數字化工作放在首位。2019年,為了能夠快速準確地登記查檔者信息,區檔案館配備了身份證掃描儀,現在到區檔案館查找民生檔案,從登記、查檔到開具證明,平均用時僅需2分鐘。精準快速的服務,受到了廣大查檔利用者的好評。僅去年,區檔案館提供民生檔案利用就達5000余件次,利用者達2000余人。

整合資源 發揮檔案服務民生的作用

????2019年3月,家住蘇家屯區的退伍軍人李某懷著忐忑的心情來到區檔案館。此前,他得知農村復原退伍軍人可享受養老保險待遇,但必須提供參軍和退伍時的證明材料。由于他退伍幾十年,相關證明材料自己沒有保存好,于是便急忙來到區檔案館尋求幫助。工作人員通過檢索,從區民政局全宗檔案數據庫中查到了他的信息,并當場給他開具了證明。李某拿到證明后連聲道謝:“你們辦事太快了!我懸著的心終于落地了!”

????自2000年起,區檔案館統籌規劃,分步實施,扎實開展數字檔案資源建設工作,逐步建立了民生檔案專題數據庫,優先對館藏婚姻、招工、知青、獨生子女等民生檔案進行目錄級加工。截至去年年底,已全部完成館藏檔案資料目錄級錄入工作,建立了28個目錄級數據庫,共計錄入數據120萬條。

????2010年,區檔案館啟動對館藏重要檔案、婚姻檔案、照片檔案的全文掃描工作。2017年,區檔案館投入40萬元購置了檔案綜合管理系統及相關軟硬件設備,有序完成了全部目錄級、全文級數據遷移工作。同時,有計劃地陸續開展館藏檔案全文數字化工作,截至去年底已掃描館藏檔案29.3萬頁。

????為解決在查檔過程中人名查詢不準的實際問題,區檔案館自2014起開展已錄入數據的校對工作,對所有涉及人名的檔案,包括招工名冊、臨時工名冊、工資表等案卷,逐件逐條進行校對補錄,截至去年底已校對數據74.9萬條。此項工作的開展,極大地提高了民生檔案查全率、查準率。

????自2007年起,區檔案館面向全區立檔單位開展檔案數字化工作,要求各單位移交紙質檔案進館的同時,實現紙質檔案與電子目錄同步移交。目前,全區各單位綜合檔案室已全部實現計算機輔助目錄級管理及查閱利用。截至2017年底,區檔案館共接收檔案2萬卷2.5萬件,同步接收目錄級數據25萬條。

群眾滿意就是我們的工作目標

????民生檔案工作與人民的生活息息相關,為人民群眾解決生活中遇到的問題提供幫助。

????2019年5月28日,沈陽市居民佟某通過電話向蘇家屯區檔案館的工作人員咨詢到館查閱婚姻檔案事宜。但佟某平時工作較忙,難以在區檔案館的工作時間之內到館查檔。于是,她向工作人員提出周六來館查閱的請求,工作人員當即同意?!罢媸菦]想到會這樣順利,你們的服務太好了。非常感謝!”當佟某拿到其婚姻檔案證明時,連聲說道。

????占地招工檔案為許多因占地當上工人的農民補上了工齡,保護了他們的利益。2019年5月29日,蘇家屯區居民朱某來到區檔案館查閱占地招工檔案。工作人員查找到了他1987年的占地招工檔案,立即為他出具了證明。他高興地向工作人員致謝:“謝謝,區檔案館為我解決了退休的大問題!”

????查檔者馬某是一名工人,2019年達到退休年齡。但由于檔案中無招工審批表,無法辦理退休手續。于是她抱著一線希望來到了區檔案館。通過查詢民生檔案數據庫,工作人員準確、快速地找到了她1984年的招工檔案,為她辦理退休手續出具了檔案證明。

????查檔室的工作人員每天聽到最多的話就是“謝謝!”。每當看到查檔的群眾懷著忐忑的心情來到查檔室,帶著滿意的笑容離開時,工作人員也有一種快樂蕩漾在心中——群眾滿意就是我們的工作目標!

????蘇家屯區檔案館的全體人員深知:在為群眾服務上沒有最好,只有更好。為此,他們努力強化服務意識、提升服務水平、改善服務環境,在查檔室設立了檔案利用工作公告欄,提供相關業務聯系方式等,為查檔者添置了老花鏡、碳素筆、飲水機等便民設施,桌子上還放置了花卉,營造溫馨的查檔環境。

記載家國情懷的家庭檔案

????蘇家屯區檔案館不斷拓展工作范圍,將檔案工作延伸到家庭中,并在全區倡導建立家庭檔案,開展家庭建檔工作。

????蘇家屯區檔案館采取多種形式開展了檔案進家庭活動,包括成立家庭建檔宣講團、開展“家庭檔案中的家國記憶”征文活動、編輯家庭檔案圖冊、制作宣傳家庭建檔的錄像資料;與蘇家屯電視臺記者一同走進中興街道恒大名都社區家庭建檔示范戶家中進行采訪;召開“幸福沈陽共同締造 建立家庭檔案 讓好家風代代傳”主題座談會。通過開展系列活動,區檔案館充分發揮了典型示范引領作用,引導更多的家庭建立家庭檔案。

????2018年,在改革開放40周年之際,蘇家屯區檔案館編印了《幸福了我的家》一書,以小家變遷見證改革開放的巨大變化。其中,《滿足,再滿足,更滿足——我的40年住房史》《5臺照相機 記錄40年》兩篇文章被沈陽市檔案館編輯出版的《家庭檔案中的家國記憶》一書收錄。區檔案館利用館藏資料編寫的《傳播精神文明 弘揚家庭美德——蘇家屯區“檔案進家庭”活動紀實圖片集》獲遼寧省檔案學會優秀編研成果三等獎。此外,為不斷豐富館藏資源,區檔案館還努力拓寬檔案資料征集渠道,鼓勵全區居民踴躍捐贈檔案并向捐贈者頒發捐贈證書。

????蘇家屯區檔案館依托館藏檔案資源,緊貼民生,多點發力,扎實做好檔案利用工作,以優質高效的檔案服務生動踐行為黨管檔、為國守史、為民服務的職責使命,不僅為其贏得了群眾的贊譽,還在檔案系統中樹立了為民服務的榜樣。

????原載于《中國檔案報》2020年12月3日 總第3610期 第一版

 
 
責任編輯:張雪
 
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